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Comment organiser ses déplacements d’affaires

La gestion des déplacements professionnels est un service proposé aux entreprises  par une agence spécialisée dans les voyages d’affaires afin de leur faire bénéficier des meilleurs tarifs et des prestations de qualité.

 

Une gamme de solutions regroupant tous les composants du voyage d’affaires

La gestion de déplacements d’affaires regroupe ainsi toutes les solutions répondant à l’ensemble des besoins des voyageurs professionnels :

  • La réservation en matière de transports (aérien et ferroviaire) et d’hébergement
  • La demande de visa
  • Le transfert privé à l’aéroport
  • La location de véhicule
  • L’organisation d’événements professionnels (conférence, séminaire, congrès, tourisme incentive…)
  • La gestion des paiements et des dépenses
  • La gestion du risque voyage (service d’assistance fourni aux collaborateurs en déplacement)
  • Les assurances

Les entreprises recourant au service de ce type de prestataire spécialisé peuvent accéder à des tarifs négociés pour l’achat de tous ces services. D’ailleurs, afin de satisfaire au mieux les attentes de toutes les structures, l’agence de voyages propose des solutions flexibles pouvant s’adapter à la politique de voyage définie par les dirigeants de chaque entreprise.

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Portail de réservation dédié à chaque entreprise

 

L’agence spécialisée dans la gestion des déplacements d’affaires met à la disposition de chacun de ses clients un portail dédié. L’entreprise peut à cet effet faire des réservations en ligne, recevoir un rapport détaillé sur les dépenses relatives aux déplacements des collaborateurs, et localiser en  temps réel les voyageurs sur une carte interactive. D’autres outils technologiques, comme la gestion des ordres de missions et de notes de frais ou encore la dématérialisation des factures, peuvent s’ajouter à ces formules  si le client souhaite optimiser la procédure de règlements des frais du voyage.

 

 

Plateau d’affaires et service personnalisé

 

Les entreprises préférant effectuer des commandes hors ligne peuvent pour leur part accéder à un plateau d’affaires. Dans ce cas, elles bénéficient de l’accompagnement personnalisé des conseillers voyages disponibles durant les horaires d’ouverture du bureau. Ces derniers réceptionnent les demandes par téléphone et par mail et font de leur mieux pour les  traiter dans les meilleurs délais. Le client dispose de ce fait d’un interlocuteur unique ; il se charge de le conseiller et de lui proposer les solutions les plus adaptées à ses besoins.

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